Seluk Beluk Surat

Pengertian dan Fungsi Surat

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang berisikan tulisan suatu pesan  yang disajikan dalam format yang khas yang disebut format surat.

Kemajuan tehnologi yang serba canggih sebenarnya  dapat menggantikan fungsi surat.

Tapi kenyataannya surat masih dominan karena berbagai kelebihan yang dimilikinya yaitu : daya tampung yang leluasa, daya jangkau yang luas dan tingkat pembiayaan yang rendah.

Kelebihan surat yang lain adalah karena fungsinya sebagai :

1.    Wakil pribadi, kelompok , atau suatu organisasi untuk berhadapan dengan pribadi, kelompok atau organisasi lain

2.    Dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas.

3.    Bukti tertulis yang otentik hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hokum atau yuridis, misalnya surat jual beli, surat wakaf, atau pembagian warisan.

4.    Alat pengingat atau arsip  jika sewaktu – waktu di perlukan

5.    Dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan ,misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu.

Dalam penulisan surat formal kita dituntut untuk dapat menyajikan pesan dalam bahasa yang logis, jelas, singkat serta sistematis serta dengan format yang sesuai.

Sebuah surat di nilai efektif apabila pesan yang ingin di komunikasikan penulis sampai pada tujuan

Dalam berkomunikasi dengan surat paling tidak ada empat hal yang terlibat didalamnya.

1.          Pengirim surat.yaitu orang atau lembagayang menyampaikan pesan melalui surat.

2.          Pengirim surat; yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirimi surat

3.          Pesan , yaitu isi surat berupa informasi gagasan, atau perasaan pengirimnya

   4    .Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang di informasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan

Apa bila surat itu menyangkut kepentingan tugas atau dinas, maka surat semacam itu disebut surat tugas atau surat dinas

      Surat resmi yang baik memiliki cirri- cirri sebagai berikut

1.    Menggunakan instrument yang sesuai , termasuk kedalamnya adalah ukuran, jenis dan warna kertas, warna tinta, serta bentuk tulisan

2.    Memakai bentuk surat yang standar

3.    Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyampaikan fakta yang benar bila diperlukan

4.    Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum

5.    Memperhatikan kerapian dan kebersihan surat

     

  Jenis-jenis surat

1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat di kelompokkan sebagai berikut :

    a. Surt pribadi, yaitu surat yang di kirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu    organisasi

    b. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah

        untuk kepentingan administrasi pemerintahan

    c. Surat niaga, yaitu surat resmi yang di gunakan oleh perusahaan atau badan usaha

    d. Surat social, yaitu surat resmi yang di gunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba ( nonprofit )

2. Menurut isinya, surat surat dapat di kelompokkan menjadi surat  pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan , surat panggilan , surat peringatan, surat perjanjian ,surat laporan, surat pengantar, surat panggilan,  surat penawaran, surat pemasaran, surat undangan, dan surat lamaran kerja.

3. Menurut sifatnya, surat dapat di klasifikasikan sebagai berikut

    a. Surat biasa, artinya; isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang di     tuju

    b. Surat konfidensial ( terbatas ),maksutnya isi surat hanya boleh diketahui oleh

       kalangan tertentu yang terkait saja

    c. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh di ketahui oleh orang                 yang dituju

4. Berdasarkan banyaknya sasaran  surat dapat di kelompokkan menjadi surat biasa,  Surat edaran , dan surat pengumuman

5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas surat  biasa, surat kilat, dan surat kilat kusus

6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, serta memo dan nota, warkat pos,telegram, dan faksimili

7. Berdasarkan ruang lingkup sasaranya, surat terbagi atas surat intern dan ekstern

Bahasa Indonesia dlam surat menyurat

Sebelum menulis surat kita harus jelas dulu apa yang akan kita tulis apa tujua dan hasil yang di harapkan , serta siapa yang akan di tuju oleh surat kita

     Secara umum, bahasa surat resmi memiliki cirri berikut;

1      Bahasa yang jelas, maksutnya bahasa yang digunakan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan berbeda dengan penulis surat

2      Bahasa yang lugas dan singkat , artinya bahasa yang digunakanlangsung tertuju pada persoalan yang ingin di kemukakan . Kelugasan bahasa diwujutkan ndalam pemakaian bahasa yang ringkas tetapi padat makna ( tidak berbelit – belit )

3      Bahasa yang santun , yakni bahasa yang dipakai menunjukkan rasa hormat dan penghargaan yang wajar dari pengirim terhadap penerima surat

4      Bahasa yang resmi , yaitu bahasa yang mengikuti kaidah baku bahasa Indonesia

Bentuk  surat

Yang dimaksut bentuk surat adalah pola surat yang di tentukantata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing – masing bagian surat di letakkan dalam posisi tertentu sesuai dengan fungsinya

Secara umum , bentuk surat terbagi atas bentuk  lurus  dan bentu takuk.

Bentuk – bentuk lainnya seperti lurus penuh, setengah lurus , paragraph menggantung dan bentuk resmi Indonesia hanyalah vareasi dari bentuk kedua surat tersebut. Bentuk – bentuk surat tersebut berasal dari Eropa dan Amerika  

Contoh-contoh bentuk surat

................. ........................................... ( 1 ) ..................................             ....................... (2 )             ....................( 3 )                ...........................              .......................... ( 4 )               ...........................              ...............................................( 5 )             ...............................(6) ..................................................................................... ....................................................................................... ......................................................................................... .......................................................................................... .........................................................................................( 7 ) ..............................(8) ..............................(9) ...............................(10) ...............................(11) ...............................(12) ................................(13) ____//_______(14)

Keterangan :

1. Kepala surat
2. nomor
3. Tanggal
4. Alamat tujuan
5. Hal / Perihal
6. salam pembuka
7. Isi surat
8. salam penutup
9. Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat
10. Tanda tangan dan penanggung jawab
11. Jabatan penanda tangan
12. lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pengonsep dan pengetik